2　文書等は、常に整理し、その所在場所及び処理状況を明らかにしなければならない。

2　課長(課の長をいう。以下同じ。)は、課における文書事務を所掌し、所管する文書等を適正に管理しなければならない。

3　職員は、その担当する事務に係る文書等の適切かつ能率的な処理を推進し、文書等が完結にいたるまでその経過を明らかにしておかなければならない。

2　文書取扱主任は、課の係長等のうちから課長が指名する者を充て、文書取扱副主任は、課の職員のうちから課長が指名する者を充てる。

3　課長は、文書取扱主任及び文書取扱副主任を指名したときは、その職氏名を総務課長に報告しなければならない。

2　総務課長は、各課の文書事務の取扱状況について、随時調査し、文書事務が適切かつ能率的に処理されるよう助言することができる。

2　文書等の番号は、毎年4月1日から付け始め、翌年3月31日に終わる。

2　2以上の部課に関係のある文書等及び所管が明らかでない文書等は、総務課長がその所管を決定し、配布するものとする。この場合において、配布を受けた課長は、文書取扱主任に指示して速やかに関係部課に連絡しなければならない。

2　特殊郵便物以外の文書等(以下「普通文書」という。)を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊郵便物として収受手続を行わなければならない。

3　電報を受領したときは、その収受時刻を記載し、直ちに所管課に連絡しなければならない。

2　当直員の文書取扱手続は、亀岡市職員服務規則(昭和30年亀岡市規則第5号)第18条に定めるところによる。

2　市長、副市長又は市宛の文書及び文書の登録が必要と認められる特殊郵便物については、その左上角に文書処理用紙(別記第5号様式)を添付(以下添付したものを「文書処理欄」という。)し、文書処理欄に収受年月日を記入する。併せて、公文書管理システムに第4項に定める事項を登録しなければならない。

3　普通文書は、開封のうえ当該文書の余白に受領印を押印し、公文書管理システムに次項に定める事項を登録しなければならない。また、所管課に直接到達した文書等(特殊郵便物を除く。)又は職員が会議等で直接受領した文書等も同様とする。

4　公文書管理システムに登録しなければならない事項は、次の各号とする。

5　前3項の規定により公文書管理システムに登録した収受文書等については、所管課で管理し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。

6　主管課長は、総務課から配布された文書等が誤って配布されたときは、総務課に対し当該文書等を返送しなければならない。

7　所管課に到達した文書等は、別表第2に定めるところにより処理する。

2　回答、報告を要する文書等又は重要な文書等で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、課長の承認を得なければならない。

2　担当係長等は、前項に規定する文書等について、課長からの指示の範囲内において、細目的な処理方法を当該文書等を担当する者に指示し、回付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理できるものを除き、あらかじめ当該文書を決裁権者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

2　市長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、市長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。

3　事案の内容作成に用いる文の用語、用字等については、亀岡市公文例式(昭和30年亀岡市訓令第5号)のほか別に定める基準に従い、平易かつ明確に記載するものとする。

4　簡易な事案に係る起案は、公文書管理システム又は伺書用紙を用いず、付箋を用い、又は文書に余白がある場合、その余白を利用して行うことができる。この場合においては、決裁押印欄を設けて伺い文を当該余白に朱書しなければならない。

5　起案文書には、起案の理由、事案の経過等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付するものとする。この場合において、収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。

2　特例起案用紙は、所管課において、文書取扱主任が総務課長の承認を得て定めるものとする。

3　総務課長は、特例起案用紙について、登録番号を付して登録するものとする。

2　決裁権者の表示は、次の各号によるものとする。ただし、総務課長は、必要に応じ各課長と合議のうえ決裁権者を変更することができる。

2　事務処理規程第46条及び第47条の規定により代決者が代決したときは、公文書管理システムにその旨を記録し、伺書用紙を用いる起案にあっては、当該決裁欄に代と朱書きしなければならない。

2　合議を要する文書で、緊急若しくは秘密処理を要する文書又は説明を要する文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りすることができる。

3　特に重要若しくは異例な文書又は事案が複雑で緊急を要し合議部課が多い場合の文書その他必要と認められる文書の合議は、決裁関与者の参集を求めて協議し、全員の同意をもって合議にかえることができる。

2　決裁関与者において合議を受けた文書について異議があるときは、主管部課長に協議し、なお意見が相違し、協議が整わないときは双方の意見を具し上司の決裁を受けなければならない。

3　決裁関与者において合議文書の再回付を必要とするときは、公文書管理システムにその旨を記録し、伺書用紙を用いる起案にあっては、合議欄にその旨を表示するものとする。

4　前項の規定による表示のある文書は、決裁後決裁関与者に再回付しなければならない。

2　前項により訂正すべき箇所が多くある場合は、起案者に返付し、再回付させなければならない。

3　文書取扱主任による審査が終わらなければ、他部課への合議、決裁、浄書等文書に関する以後の処理をしてはならない。

2　所管課は、総務課において浄書を必要とする場合は、浄書・印刷依頼書(別記第7号様式)により総務課長の承認を得なければならない。

3　総務課及び所管課で浄書した文書は、所管課において決裁済文書と照合しなければならない。この場合において、決裁済文書を照合した者は、公文書管理システムに浄書者及び校合者を記録し、伺書用紙を用いる起案にあっては、浄書・校合欄に押印しなければならない。

2　文書に公印を使用しようとする者は、公印の保管者等(亀岡市公印規則に規定する保管者及び取扱責任者等をいう。次項において同じ。)に申し出て、次項に定める審査を受け、決裁の終わった原議等と相違ないことの承認を受けなければならない。

3　公印の保管者等は、公印を押印し、又は公印を押印させようとするときは、次の各号について審査しなければならない。

4　公印を使用した文書は、公文書管理システムに前項の審査をした者の氏名及び押印した日付を記録し、伺書用紙を用いる起案にあっては、所定欄に公印使用日付印(別記第8号様式)を押し、又は前項の審査をした者の氏名及び押印した日付を記入しなければならない。

5　第1項ただし書の規定により公印を省略する場合については、前2項の規定に準じて取り扱うものとする。

2　電子署名を受けようとする者は、文書管理係長に申し出て、電子署名を付与することを請求するものとする。ただし、契約事務に係る電磁的記録を用いた電子署名については、この限りでない。

3　文書管理係長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る原議等と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4　電子署名を付与した文書は、公文書管理システムに電子署名を付与した日付を記録し、伺書用紙を用いる起案にあっては、所定欄に電子署名付与日付印(別記第9号の2様式)を押さなければならない。

2　起案者は、前項の規定により発送した施行文書の施行年月日を公文書管理システムに記録し、伺書用紙を用いる起案にあっては、所定欄にその旨を記入するものとする。

2　郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。

3　料金後納の方法による郵送の場合は、郵便物に料金後納印(別記第10号様式)又は郵便料金計器により押印し、料金後納郵便物差出票(別記第11号様式)及び郵便料金計器記録により整理し、常にその出納を明確にしなければならない。

4　文書の発送は、電子メール等を利用して送信することができる。ただし、電子メール等で送信しようとする文書は、起案文書に「電子メール等」と表示の上、決裁を受けなければならない。

5　前項の規定により電子メール等を利用することができる文書は、第42条の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

2　指令文書は、当該文書を取り扱う所管課において、暦年ごとに順位番号を付け、指令番号簿により整理するものとする。

2　前項の分類の基準は、原則として、大分類、中分類、小分類及び細分類から成る階層構造によるものとする。

3　文書分類は、前項の細分類ごとに定めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある2以上の電子文書以外の文書等は、一群の電子文書以外の文書等として整理することができる。この場合において、文書分類を異にするものについては、主たる電子文書以外の文書等の文書分類により整理するものとする。

3　前項の規定により電子文書以外の文書等を整理する場合で、主管課長が特に必要があると認めるときは、一群の電子文書以外の文書等として編集、製本等をして保管するものとする。

4　前2項の処理及びその他の事由により、文書ファイル、文書分類又は保存期間を変更するときは、当該文書を編集、製本等をするとともに、文書整理により、その変更内容を総務課長に報告するものとする。

2　前項に定めるものを除くほか、文書等の保存類別及び保存期間は、次のとおりとする。

3　文書等の保存類別の分類基準は、文書分類基準表の定めるところによる。

2　前項の規定による保管は、文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。

2　電子文書以外の文書等の事務室内等における保管については、書棚等の適切な什器に収納して行うものとする。

3　文書取扱主任は、前項の規定により保管をするときは、あらかじめ、その什器の置き場所を定めておくものとする。

4　文書取扱主任は、その所属する課の職員の数、電子文書以外の文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課の文書取扱主任と協議して、当該他の課と共同の什器に電子文書以外の文書等を保管することができる。

2　文書取扱主任は、前項の規定による指定をしたときは、その指定した文書等(以下「常用文書」という。)をその文書等が常用文書である旨の表示をしたファイルボックスに入れ、適切な什器に収納するものとする。

2　前項の場合において、第51条第3項の規定により編集、製本等をして保管している一群の文書等の中にその文書分類又は第52条の保存期間が異なる文書等があるときは、当該一群の文書等の中で最も長期にわたって保管する文書等の文書分類及び第52条の保存期間により保管するものとする。

3　ファイルボックスによる保管が適当である文書にあっては、フォルダーをファイルボックスに入れて、保管することができる。

4　調査書類、図面等で保存箱へ収納することができないものは、別冊として、又は図面用ファイル等により別に整理する。

2　書庫は、総務課長が管理する。

3　文書管理係長以外の者は、総務課長の承認を受けなければ書庫に立ち入ることができない。

4　書庫は、常に清潔を保ち、一切の火気を使用してはならない。

2　総務課長は、前項の審査の結果不適当なものであるときは、主管課長に対しその修正を求めることができる。

2　所管課の職員は、前項の規定により持ち出した保管文書を、退庁時までに、文書取扱主任の指定する場所に返却するものとする。

2　保存文書の借覧期間は、10日以内とし、10日を超える場合は、あらかじめその理由を付して総務課長の承認を受けなければならない。

3　総務課長は、特に必要があると認められるときは、保存文書の閲覧若しくは貸出しを拒否し、又は既に閲覧に供し、若しくは貸出し中の文書の返還を求めることができる。

2　前項の規定による申出があったときは、文書取扱主任は、主管課長の承認を得て、当該申出のあった保管文書を利用させるものとする。

3　文書取扱主任は、前項の規定により保管文書を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書の所在が明らかになるようにしておくものとする。

2　主管課長は、保管している保管文書又は電子文書がその保存期間を満了したときは、総務課長の承認を得て、当該文書を廃棄及び消去するものとする。

2　主管課長は、保存期間が経過した保管文書又は電子文書であってもなお保管の必要があると認めるときは、総務課長と協議のうえ、期間を延長して保管することができる。

3　主管課長は、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書(保存期間が1年未満のものを除く。以下この条において同じ。)については、当該文書の保存期間の経過前においても、総務課長に、件名、廃棄予定年月日、廃棄方法及び保存する必要がなくなったと認めるに至った理由を示し、承認を得て廃棄することができる。

2　前項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第68条の指定が解除されたものとみなす。

3　主管課長は、秘密文書について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条第1項の規定に基づき当該秘密文書に記録された保有個人情報を開示する旨の決定があったときは、当該決定に関する限りにおいて第68条の指定を解除するものとする。

2　前条第1項又は第3項の規定により指定を解除した文書等(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。)については、第69条第1項に規定する表示を抹消するものとする。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主管課長の許可を得るものとする。

3　前項の規定により主管課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　前条の規定により配布され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する課の長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3　秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際、亀岡市文書取扱規程を廃止する規程(平成13年亀岡市訓令第11号)による廃止前の亀岡市文書取扱規程(昭和38年亀岡市訓令第2号。以下「旧規程」という。)の規定により既に保存年限の設定されている文書は、次の表の左欄に掲げる保存年限の区分に応じ、同表の右欄に掲げる保存年限の文書とみなす。

3　旧規程の規定による永年保存の文書は、この規則の施行日に作成し、又は取得したものとみなす。

4　前2項に規定するものを除くほか、この規則の施行前に旧規程の規定による手続その他の行為は、この規則の相当規定による手続その他の行為とみなす。

この規則は、平成14年4月1日から施行する。

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

この規則は、平成16年4月1日から施行する。

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、平成18年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

この規則は、平成21年4月1日から施行する。

この規則は、平成22年4月1日から施行する。

この規則は、平成23年4月1日から施行する。

この規則は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成26年4月1日から施行する。

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

この規則は、平成30年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

(亀岡市公印規則の一部改正)

2　亀岡市公印規則(昭和30年亀岡市規則第6号)の一部を次のように改正する。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。

この規則は、令和6年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。