○亀岡市通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
令和7年1月14日
告示第9号
(趣旨)
第1条 この要綱は、公正かつ適正な職務の執行を確保し、職員への不当な圧力の排除及び犯罪を防止することを目的として庁舎等に設置する通話録音装置及び通話録音データの適正な管理及び運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 職員 地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に規定する一般職の職員並びに同条第3項に規定する特別職の職員のうち市長、副市長、病院事業管理者及び教育長をいう。
(2) 庁舎等 市の事業又は事業の用に供する建物及びこれに附属する建物をいう。
(3) 通話録音装置 電話機での通話内容を録音し、又は記録する装置をいう。
(4) 通話録音データ 通話録音装置により録音し、又は記録された音声等をいう。
(5) 電磁的記録媒体 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を保存するための媒体をいう。
(6) クラウドサーバー 通話録音装置により録音した音声を一時保存するクラウド上のサーバーをいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 通話録音装置の適正な管理及び運用を図るため、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、通話録音装置が設置されている所管課等の長をもって充てる。
2 管理責任者に事故があるとき又は管理責任者が欠けたときは、管理責任者があらかじめ指名する者がその職務を代行する。
3 管理責任者は、通話録音装置の適正な管理及び運用に関する事務を行うに当たり必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
4 管理責任者及び管理取扱者は、通話録音データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他当該通話録音データの適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
(職員の責務)
第4条 職務上、通話録音装置により情報を知り得る職員は、この要綱の規定を遵守し、通話録音装置及び通話録音データの適正な運用に努めなければならない。
2 職員は、通話録音装置により知り得た情報を第三者に知らせ、又は職務以外の目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
(通話録音装置の設置等の公表)
第5条 通話録音装置を設置したときは、その設置及び利用目的について、市のホームページ等により公表するものとする。
(通話録音データの保存)
第6条 通話録音データの保存期間は、当該データを保存する電磁的記録媒体又はクラウドサーバーの記録容量の範囲で当該機器により自動更新されるまでとする。ただし、管理責任者が必要と認める場合は、この限りでない。
2 通話録音データは、記録したときの状態で保存し、編集及び加工をしてはならない。
(通話録音データの提供等)
第7条 通話録音データは、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、複製し、又は外部に提供してはならない。
(1) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第69条第2項各号のいずれかに該当すると亀岡市個人情報保護法施行条例(令和4年亀岡市条例第26号。以下「法施行条例」という。)第2条第2項に規定する機関が認める場合
(2) 亀岡市議会個人情報保護条例(令和4年亀岡市条例第32号)第12条第2項各号のいずれかに該当すると議長が認める場合
(3) 前各号に掲げる場合のほか、実施機関(法施行条例第2条第2項に規定する機関又は議長をいう。以下同じ。)が特に必要と認める場合
4 実施機関は、第1項の規定による通話録音データ等の提供に当たっては、必要かつ適切な範囲に限ることとし、当該提供を受ける者に対し、次に掲げる事項について遵守を求めるものとする。
(1) 通話録音データ等を適正に管理すること。
(2) 提供を受けた目的以外の目的での利用及び第三者への無断提供をしないこと。
(3) 提供を求めた目的を達成したとき、又は当該目的が達成されないことが判明したときは、速やかに当該通話録音データ等を返却又は消去若しくは破砕すること。
(個人情報の取扱い)
第8条 通話録音データに含まれる個人情報の取扱いについては、この要綱に定めるもののほか、法、法施行条例及び亀岡市個人情報保護法施行細則(令和5年亀岡市規則第9号)並びに亀岡市議会個人情報保護条例の規定によるものとする。
(苦情の処理)
第9条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(補則)
第10条 この要綱に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この要綱は、告示の日から実施する。
