1　文書の作成

文書の作成に当たっては、縦が横になるほかは文書の本質的な相違はなく、ただ数字及び記号の用い方に多少の相違点があるのに過ぎない。

なお、文書の作成に当たっては、必要な事項の基本は次に示すとおりとする。

(1)　文章

文体は、原則として法規文、令達文、公示文、辞令文、訟務関係文及び契約文は、「である」文体、その他の往復文等は「ます」文体を用いる。

文章は、口語体を基調としたやさしい用語で統一し簡潔で要領よくまとまったものでなければならない。

(2)　用字及び用語

ア　用字は、漢字と平仮名を用いる。ただし、外来語又は特に必要とする事物の名称などには、片仮名を用いる。

漢字及び仮名遣いは、次の範囲内で用いる。ただし、人名、地名等漢字であらわすものは、この限りでない。

常用漢字表　(昭和56年内閣告示第1号)

現代仮名遣い　(昭和61年内閣告示第1号)

送り仮名の付け方　(昭和48年内閣告示第2号)

イ　用語は、日常一般的に用いられているやさしいことばを用い、音読することばで意味の二様にとれるものなどはなるべく用いない。

(例)　協調する(強調)＝歩調を合わせる。

勧奨する(干渉)＝すすめる。

職印(職員)＝公印

公債(交際)＝市の債務など

ウ　縦書きと異なる数字及び記号は、次のとおりとする。

(ア)　数字は、dに掲げるものを除き、アラビヤ数字を用いることとし、その用い方は次のとおりとする。

a　数字の区切り方

数字のけたの区切り方は、3位区切りとし、区切りには、「,」を用いる。ただし、年号・文書番号・電話番号等特別なものには、区切りをつけない。

b　小数・分数・帯分数の書き方

小数・分数及び帯分数の書き方は、次の例による。

少数　1.234

分数　　2分の1

帯分数　

c　日付・時刻及び時間の書き方

日付・時刻・時間の書き方は、次の例による。

d　漢数字の用い方

漢数字は、次の例のような場合に用いる。

固有名詞　一本木、三国山、六反田

概数を示す語　二・三日、四・五枚、数十人

数量的な意味のうすい語　一般的、一部分、四分五裂

日常用いる慣用的な語　一休み、二言目、四月(よつきと読む場合)

e　記号の用い方

記号の用い方は、おおむね次のとおりとする。

f　その他

(a)　くりかえし記号「々」は、必要に応じ、同じ漢字が続くときに用い「”」や「ゝ」は用いない。

ただし、次の例の場合は、「々」を用いない。

(例)　民主主義

(b)　傍点及び傍線を用いる場合、傍点は上に「推せん・・・者」、傍線は下に「文書事務」のように用いる。

(c)　〔　〕(そでかっこ)・((　))(ふたえかっこ)・『　』(ふたえかぎ)などは縦書きの場合と同様に用いてもさしつかえないが、？(疑問符)・(感嘆符)は原則として用いない。

(d)　項目を細別するときは、次の順序で記号を用いる。ただし、項目の少ない場合は、「第1」を省いて「1」から用いる。

なお見出記号には、記号の横に、「、」を打たず、1字分を空白として次の字を書き出す。

第1

1

(1)

ア

　(ア)

　　a

　　　(a)

(3)　書式

書式の一般的な定めは、亀岡市公文例式(昭和30年亀岡市訓令第5号)で、個々的には条例、規則及びその他法令で定められているが、書式の共通的基準は、おおむね次のとおりである。

ア　本文は、1字あけて書き出す。

イ　「ただし」、「この場合」及び、「それらが」などで始まるものは行を改めない。ただし、「なお」書き、「おって」書きは、行を改め1字あけて書き出す。

なお、「なお」書き、「おって」書きの両方を用いるときは、「なお」書きを先にする。

ウ　「下記のとおり」によって本文の下に「記」の字を用いる場合の位置は、左右の中央に書く。

エ　漢字にふりがなをつける場合は、その字の上に書く。

附則(昭和56年訓令第8号)

附則(昭和60年訓令第8号)

附則(平成3年訓令第6号)

(平13訓令4・旧第1項・一部改正)

附則(平成13年訓令第4号)抄