○亀岡市マイクロフィルム文書取扱規程
昭和63年3月15日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、本市における文書の管理の方式としてマイクロフィルムシステムを導入することに関して必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 亀岡市文書取扱規則(平成13年亀岡市規則第27号。以下「文書取扱規則」という。)第2条第1号に定めるものをいう。
(3) オリジナルフィルム文書 法的証拠能力の保有及び複製フィルム文書の作製等のため総務課長が保存するマイクロフィルム文書をいう。
(4) 複製フィルム文書 日常利用するために文書を撮影したマイクロフィルム及びオリジナル文書を複製したマイクロフィルムをいう。
(5) 原文書 マイクロフィルムに撮影された文書をいう。
(平12訓令7・平13訓令12・平14訓令7・一部改正)
(マイクロフィルム文書の作製)
第3条 マイクロフィルム文書の作製に関する事務は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において行うものとする。
2 前項に規定する事務のうち、マイクロフィルム文書の撮影等は、業者(以下「撮影者」という。)に委託して行うものとする。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(撮影する文書の範囲)
第4条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、文書取扱規則第52条に規定する保存年限が30年の文書及び総務課長が主管課長と協議の上、特に必要と認める文書とする。
(平12訓令7・平13訓令12・平14訓令7・令3訓令5・一部改正)
(文書引継ぎの特例)
第5条 前条の規定により文書をマイクロフィルムに撮影するときは、文書取扱規則第59条の規定にかかわらず、必要に応じ文書の引継ぎをすることができるものとする。
2 主管課長は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、撮影する文書にマイクロフィルム撮影依頼書(別記第1号様式)を添えて、総務課長に依頼しなければならない。
3 総務課長は、前項の規定により撮影を依頼された場合は、その文書の撮影の適否について審査し、不適当なものがあるときは、主管課長に対し完備又は修正を求めることができる。
(平12訓令7・平13訓令12・平14訓令7・令3訓令5・一部改正)
(文書の撮影)
第6条 総務課長は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書にマイクロフィルム撮影指示書(別記第2号様式)を添付して撮影者に撮影を指示するものとする。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(検収)
第8条 総務課長は、撮影者からマイクロフィルム撮影指示書、原文書、マイクロフィルム文書、検査表及び納品書の引渡しを受けたときは、マイクロフィルム撮影指示書により撮影の結果を検査し、速やかに収納しなければならない。
2 総務課長は、前項の検査の結果、マイクロフィルム文書に不良の箇所等を発見したときは、改めて撮影させなければならない。
3 総務課長は、マイクロフィルム文書を収納したときは、フィルム文書台帳(別記第3号様式)に撮影文書名その他必要な事項を記入しなければならない。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(オリジナルフィルム文書証明人等)
第9条 本市にオリジナルフィルム文書証明人(以下「文書証明人」という。)を置く。
2 文書証明人は、総務課長又は主管課長とする。
3 文書証明人は、オリジナルフィルム文書の証明の事務を掌理するものとする。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(証明の範囲)
第10条 オリジナルフィルム文書は、図面等の文書を撮影したものである場合を除き、権利若しくは効力の発生、変更又は消滅に関係するおそれのあるもの及び訴訟に関係するおそれのあるものについて、証明を行うものとする。
2 複製フィルム文書は、証明を要しないものとする。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(証明)
第12条 証明は、文書証明人が原文書の存在すること及びオリジナルフィルム文書の内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、オリジナルフィルム文書証明書(別記第5号様式)に必要事項を記入の上記名押印し、当該オリジナルフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルムをオリジナルフィルム文書の末尾に接合することにより行うものとする。
3 文書証明人は、証明が終了したときは、その旨をフィルム文書台帳に記入しなければならない。
(保存期間)
第13条 マイクロフィルム文書の保存期間は、文書取扱規則第52条に規定する原文書の保存期間とする。
(平13訓令12・令3訓令5・一部改正)
(保存場所等)
第14条 オリジナルフィルム文書の保存場所は、総務課とし、マイクロフィルム用キャビネットに保存するものとする。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(定期検査)
第15条 総務課長は、次の各号に掲げる時期に保存されているオリジナルフィルム文書の保存状況について定期検査を行い、その結果をフィルム文書台帳に記入しなければならない。
(1) 撮影後6月を経過する日の属する月
(2) 毎年10月
2 前項第2号の時期に行う検査は、抽出により行うものとする。
3 総務課長は、第1項による検査の結果、オリジナルフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときは、これらの原因を除去し、破損等を発見したときは、原文書を再撮影し、原文書が存在しないときは、オリジナルフィルム文書の再製の措置を講じなければならない。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(閲覧及び複写)
第17条 オリジナルフィルム文書を閲覧し、又はその写しの交付を受けようとする者は、オリジナルフィルム文書閲覧・複写票(別記第6号様式)により総務課長の承認を得なければならない。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(貸出しの禁止)
第18条 オリジナルフィルム文書は、貸し出すことかできない。ただし、総務課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(複製)
第19条 オリジナルフィルム文書の複製を必要とするときは、総務課長の承認を得なければならない。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(複製フィルム文書の保管及び利用)
第20条 複製フィルム文書の保管場所は、総務課又は主管課とする。
2 複製フィルム文書の利用は、利用方法について総務課長とあらかじめ協議の上、その用途に応じて主管課長が行うものとする。
3 総務課長及び主管課長は、複製フィルム文書を利用しようとする者が申し出た場合は、その利用目的に応じて当該複製フィルム文書を閲覧又は複写させるものとする。
4 第18条の規定は、複製フィルム文書の貸出しについて準用する。
(平12訓令7・平14訓令7・一部改正)
(原文書の廃棄)
第21条 原文書の廃棄は、第15条第1項第1号及び同条第4項の規定による撮影後6月を経過したときに行う検査に合格したときに文書取扱規則第52条の規定にかかわらず、総務課長又は主管課長が行うものとする。ただし、次の各号の一に該当するもので総務課長又は主管課長が特に保存の必要があると認めるものについては、この限りでない。
(1) 法令に保存期間の定めのあるもの
(2) 訴訟に関係し、又は関係することが予想されるもの
(3) その他原文書をそのまま保存することか必要と認められるもの
(平12訓令7・平13訓令12・平14訓令7・令3訓令5・一部改正)
(マイクロフィルム文書の廃棄)
第22条 マイクロフィルム文書の廃棄については、文書取扱規則第64条の規定を準用する。
(平13訓令12・令3訓令5・一部改正)
(委任)
第23条 この訓令に定めるもののほか、マイクロフィルムシステムの実施に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、昭和63年3月15日から施行する。
附則(平12年訓令第7号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成13年訓令第12号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成14年訓令第7号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第5号)
この訓令は、令和3年12月1日から施行する。
(平12訓令7・一部改正)
(平12訓令7・一部改正)
(平12訓令7・一部改正)
