○亀岡市立学校文書取扱規程
令和8年4月1日
教委教育長訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、亀岡市立の小学校、中学校及び義務教育学校(以下「学校」という。)における文書等及び物品(小包及びこれに準ずるものをいう。以下同じ。)の取扱いに関して、必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書等 学校に勤務する職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。
(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、次号の校務支援システムによる情報処理の用に供するため、当該システムに記録されたものをいう。
(4) 校務支援システム 電子計算機を利用して学校における教務系、保健系、学籍系等校務に係る情報を一元管理するためのシステムであって、電子決裁機能を有するものをいう。
(文書等の取扱いの基本)
第3条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるよう管理しなければならない。
2 文書等は、常に整理し、その所在場所及び処理状況を明らかにしなければならない。
(学校長の責務)
第4条 学校長は、常に、文書事務の処理状況を把握し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう、監督することに努めなければならない。
(学校に到達した文書等)
第5条 学校に到達した文書等は、収受等担当者が受領するものとし、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 学校宛ての文書は、開封し、及び収受日付印を押印の上、文書収受件名簿等に記載し、学校長の閲覧を経て関係職員に配付すること。
(2) 親展文書は、開封することなく直接名宛人に交付すること。
2 文書等のうち、次に掲げるものは、文書収受件名簿等の記載を省略することができる。
(1) 亀岡市財務規則(昭和40年亀岡市規則第1号)の規定による支払関係書類等
(2) 刊行物、ポスターその他これに類するもの
(3) あいさつ状、招待状等軽易な文書等
(4) その他学校長が文書収受件名簿等への記載を省略することを認めた文書等
(起案及び決裁)
第6条 回答、報告、届、申請等を要する文書等は、担当者が起案し、学校長の決裁を受けなければならない。
(1) 学籍情報
(2) 出欠情報
(3) 指導要録
(4) 健康診断票
(発送文書)
第7条 決裁後の文書で発送するものは、担当者が必要部数を浄書し、文書発送件名簿等に記載して、速やかに発送しなければならない。
2 文書の発送は、電子メール等を利用して送信することができる。
(保存年限)
第8条 完結文書の保存年限は、次のとおりとする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
2 決裁又は供覧を経ない文書等は、事務処理上必要な期間保存するものとする。
3 第1項の保存年限は、当該文書等の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の初日から起算する。
4 文書等のうち、保存すべき期間を定めがたい文書等の保存年限は、第1項第1号に掲げる保存年限とする。
(分類及び保存年数)
第9条 文書等の分類及びその保存年数は、別に定める。ただし、法令等に保存年数の定めがあるときは、当該法令等の定めるところによる。
(文書等の保存等)
第10条 完結文書は、保存年限及び文書分類ごとに整理し、年度ごとに学校長が定める場所に保管しなければならない。
2 電子文書以外の文書等の保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な電子文書以外の文書等は、非常の際にいつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。
(文書等の校外持出しの制限)
第11条 文書等は、校外に持ち出してはならない。ただし、申請書等を学校長に提出し、その許可を得たときは、この限りでない。
2 前項の申請書等には、持ち出す文書等の名称、返却予定日、持出理由等を記入しなければならない。
(文書等の廃棄)
第12条 保存期限が終了した文書等は、学校長の承認を得て廃棄しなければならない。
2 保存年限が終了した文書等であっても、関係職員からの請求があり、学校長が必要と認めたときは、期限を定めてこれを保存することができる。
3 文書等の廃棄は、溶解又は焼却により行わなければならない。ただし、電磁的記録の廃棄は、その記録を消去する方法によるほか、消去しがたい場合には、当該電磁的記録が判読できない処理をする等適切な処置をして当該記録されている媒体を処分するものとする。
(補則)
第13条 この規程に定めるもののほか、文書等の取扱いに関して必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和8年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に完結した文書等の分類及び保存年限については、なお従前の例による。